Reuniões ou Orientações Técnicas eficazes

Olá gente....
Preocupado com as exigências do mundo atual onde o encontro entre pessoas é intenso, principalmente nas áreas educacionais e em especial, em treinamentos e capacitações, a organização de espaços e tempos é fundamental para o sucesso do evento, mesmo que seja no clima virtual.
Organizar esses eventos requer uma sequência de passos essenciais para se obter bons resultados tanto na eficiência como na eficácia.
Como sugestão, segue abaixo um “cheklist” que organizei, tendo por base experiências vividas na condição de Coordenador da Oficina Pedagógica da D.E. Norte 1 , São Paulo, que faço questão de compartilhar com todos os interessados. Aproveite!

Lembrete importante:
Toda e qualquer Reunião ou Orientação Técnica a ser realizada por convocação ou convite deverá sempre estar contextualizada, fazendo parte de um Plano ou Projeto Pedagógico devidamente aprovado pelos superiores.
Sabemos que um bom planejamento garante maior probabilidade de sucesso ao seu evento e por conseqüência o seu próprio sucesso.
Cito abaixo na forma de questões algumas dicas para não se perder na empreitada, visando minimizar falhas, erros e outras frustrações. Então, pergunte-se:

Da formalização do evento:
- O evento atende a cronograma previamente estabelecido?
- Já houve comunicação do mesmo aos seus superiores?
- Foi selecionado o mês, dia, hora e local para o evento? (Cuidado com feriados e pontos facultativos)
- O local foi devidamente agendado para o evento?
- A equipe de apoio e a escala de trabalho foi prevista e determinada?
- As tarefas foram definidas de modo a não ficar ou trabalhar sozinho(a)?
- Cuidou da divulgação (ou convocação) nos meios: D.O.E ? Circular? E-mail? Fone?
Do tema:
- O tema está bem definido?
- O público alvo está bem delineado?
- O conteúdo trará um bom impacto ao público alvo? É relevante e enriquecedor?
- Selecionou dinâmicas interessantes?
- Está seguro com relação ao tema?
- Tem clareza dos resultados esperados?
- Definiu um tempo que não seja longo e cansativo?
- Organizou material de avaliação para acompanhar os impactos do evento?
Do apoio técnico:
- Elaborou listas de presença, transporte (se for o caso), atestados de comparecimento, etc.?
- Cuidou da planilha de repasse de recurso (sê necessário)?
- Há cópias suficientes de material impresso aos participantes?
- O material virtual poderá ser disponibilizado? Como?
- Tem necessidade de certificados (se for o caso)?
Da infra estrutura:
- O local já foi visitado e checadas as condições de infra estrutura, tais como:
- equipamentos (som, data-show, quadros brancos, flipchat, canetas, etc. ?
- sanitários? estacionamento?
- Realizou o teste dos computadores, data-show, pendrive, CDs, disquetes, etc.?
- Existe tela de projeção (se necessário)?
- Necessita de cabos, extensões elétricas ou baterias?
- Preparou o equipamento de fotografia ou filmagem e carregou as baterias?
- Verificou funcionamento de todos os equipamentos a serem utilizados (mais de uma vez)?
- Cuidou do café ou lanche:
- arrumação do local e da mesa, toalhas e serviços, etc.?
- alimentos, bebidas, copos diversos, guardanapos, etc.?
- Cuidou de arrumar todo o ambiente após o término do evento?
- Construiu um portfólio (relatórios. gráficos e imagens) do trabalho e divulgou seus resultados?

Se você chegou até aqui e sobreviveu, PARABÉNS e um BOM TRABALHO !
Postado por Michel Assali