As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.
- Só realize reuniões relevantes.
- Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término.
- Peça ao secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave.
- Procure não chamar “figurões” para reuniões operacionais.
- Faça sua parte como o responsável pela reunião.
- Prepare a pauta/temário e divulgue-a já no momento em que fizer o agendamento.
- Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e a conclusão sobre eles (o que será feito, por quem e quando).
- Use sua autoridade para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes formando um subgrupo.
- Use sua autoridade para fazer com que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas fora da reunião. Ofereça-se para agendar nova reunião sobre estes temas, se for o caso.
- Faça com que a sala de reuniões esteja disponível e pronta no horário agendado.
- Chegue no horário certo, e respeite o horário de término.
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