Como evitar a síndrome de "apagar incêndios" nas organizações e instituições

Olá, gente...

Recebi um excelente material sobre Gestão o qual faço questão de compartilhar com vocês, principalmente se você atua na gestão educacional ou empresarial. Esse material foi postado no site http://www.hmdoctors.com/

Além de interessantes, algumas das sugestões poderão ser analisadas e adaptadas ao sua prática cotidiana e pertinente às instituições e organizações.

Confira!

“Na maioria das organizações há momentos em que se faz necessário “apagar incêndios”. Isso pode ser visto, sobretudo quando há mudanças nas gerências ou diretorias, onde os gestores entram na organização praticamente com uniforme e capacete, capitaneando o “corpo de bombeiros” da instituição.

Por vezes isso, infelizmente, é inevitável, porém, de forma alguma, essa situação pode ser considerada normal e virar uma rotina, se acomodando a ela.

O caos instalado deverá ser controlado e depois bem gerenciado para chegar a implantar uma gestão planejada e estratégica.

Esta síndrome se torna presente, quando não há uma abordagem sistemática na resolução de problema que surgem no dia-a-dia, geralmente as soluções são provisórias, você só tem tempo para decidir qual tarefa irá fazer e qual irá adiar, sendo que por vezes nem você mesmo sabe por que está fazendo isso ou aquilo,

Dessa forma, você sempre tem mais coisas para fazer, problemas e gargalos, até virar uma grande e incontrolável “bola de neve”, que somente irá manter o processo em funcionamento, mas sem direção, e com uma alta dose de esforços e desgaste humano e financeiro.

A organização que convive com a síndrome de “apagar incêndios”, geralmente apresenta um conjunto de sintomas, que são:

- Não há tempo para resolver todos os problemas;

- As soluções são incompletas e/ou provisórias, apenas os aspectos superficiais são resolvidos;

- Os problemas reincidem e muitas vezes “transbordam”: soluções incompletas fazem com que velhos problemas reapareçam ou criam novos problemas;

- A urgência precede à importância: esforços aprofundados para resolução de problemas e atividades de longo prazo são frequentemente interrompidos ou adiados, pois os “incêndios” tem que ser apagados;

- E também, muitos problemas tornam-se crises: os problemas “fermentam”, até que explodem, muitas vezes um pouco antes de um prazo final importante.

                Se você já percebeu que sua instituição tem alguns desses “sintomas”, cuidado! Pode estar a caminho de uma “doença grave”, que se não tratada a tempo, pode levar à falência. Tudo isso se retrata, na maioria das vezes, com a demissão do gestor responsável que aceita conviver com essa realidade.

Apesar disso, saiba que existem vários métodos para prevenir, combater e impedir, com eficácia, que a síndrome de “apagar incêndios”, se torne presente no dia-a-dia da organização. Esses são os métodos táticos, estratégicos e culturais.

Agora vejamos como podemos evitar que tudo isso se torne uma “doença”, presente em muitas empresas atualmente, e não podemos descartar a nossa área de atuação, de saúde.

No método tático, podem ser usados, temporariamente, funcionários solucionadores de problemas. Quando a quantidade de problemas a serem resolvidos aumenta significativamente, contratar pessoas temporárias e bem qualificadas é uma boa opção. Se você não sabe por onde começar, significa que ainda não tem um “diagnóstico” completo da situação, só sente “dores”, nesse caso contratar um consultor experiente pode ser sua melhor saída.

Admitir claramente que alguns problemas não podem ser resolvidos pela equipe atual, permitirá fazer uma boa triagem, para decidir quais recursos serão remanejados para a resolução do problema. Dessa forma também podemos nos antecipar aos novos problemas, identificando-os na primeira vez que eles aparecem.

No método estratégico, se deve solucionar um conjunto de problemas da mesma ordem, e não problemas individuais. Quando possível, agrupar problemas aparentemente divergentes. Depois, determinar um conjunto de causas subjacentes e, por fim, aprender sobre essas causas.

Implementar  “linhas de aprendizado”, que nada mais são linhas acrescentadas ao processo de produção para maximizar a solução de problemas, juntar dados, realizar experimentos de diagnósticos, examinar processos problemáticos e possíveis soluções,

No métodos cultural, não se deve tolerar soluções provisórias. É importante que os gestores saibam distinguir soluções “quebra galhos” de soluções reais e definitivas.

Aqui é importante saber que não se deve exigir prazos para serem cumpridos a qualquer custo, justamente esta exigência propicia soluções “apaga incêndios”. O importante é que a organização estabeleça metas lógicas e reais, sendo flexível em relação aos prazos e meça o desenvolvimento do trabalho em termos de problemas pendentes e soluções implantadas.

Esses são alguns métodos, que nós gestores, precisamos adotar, para evitar ter que “apagar incêndios” a todo o momento na organização em que atuamos.

Agindo assim, estaremos sempre levando o nome da organização a um nível mais elevado, aumentando assim o prestígio da mesma, e consequentemente fazendo com todos tenham um crescimento a olhos vistos.””

Tem alguma sugestão ou comentário sobre o assunto? 

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Postado por Michel Assali